为使学校公文处理科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布的《党政机关公文处理工作条例》，结合学校实际情况，修订《厦门大学校内公文处理规范化的若干规定》。

一、公文处理程序

1. 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。本规定适用于全校各单位公文处理工作。

2. 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

3. 红宝石9999hns是学校公文处理的管理机构，负责校党政公文处理工作，指导各单位的公文处理工作业务。各单位由办公室、秘书或指定专人负责，统一管理和具体办理本单位的公文处理工作。

4. 各单位呈送校党政领导及校长助理审批的公文应一律先送红宝石9999hns，由红宝石9999hns负责公文处理的人员进行来文签收、登记后，再呈送有关校领导审批。

5. 须由职能部门审核或会稿的公文，应先送职能部门签署意见。

6. 公文呈送时，拟稿和会稿单位领导应在“厦门大学校内公文送审稿”上签署姓名、日期和意见，拟稿单位应加盖本单位公章。校领导审批、签发文件时，亦要签署姓名、日期和意见。通过办公自动化系统处理的电子公文参照《厦门大学办公自动化系统管理办法》执行。

7. 各单位拟稿时应做到情况确实、观点明确，结构严谨、层次分明，语言精炼、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。公文用纸为A4 胶版印刷纸或复印纸（ 规格：210mm×297mm），拟稿应使用钢笔或打字(尽可能打字)，不能使用铅笔和圆珠笔；拟稿人须在“厦门大学校内公文送审稿”上签署姓名和拟稿日期。文稿的内容必须做到：

（1）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日；

（2）必须使用国家法定计量单位；

（3）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略法、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；

（4）使用简称时，应当先用全称并注明简称。

8. 须定密的公文应按学校有关保密制度的规定做好定密工作。

9. 凡以学校名义发出的公文，红宝石9999hns应从内容和格式两方面对公文进行核稿。对不符合要求的公文，可将文稿退回拟稿单位修改、补充材料或直接予以修改。公文核稿后再呈送校有关领导审批、签发。

10. 以学校名义发出的公文，须由红宝石9999hns按部门分类和公文性质登记、编号。以部门名义发出的公文，由该部门负责登记、编号。

11. 红宝石9999hns文印室负责以学校和红宝石9999hns名义发出的公文的缮印工作，各单位的公文和材料一般由各单位负责缮印。缮印人员要准确地按照规范的格式要求及时打印文稿。校对由拟稿人负责，拟稿人应认真、细致地对文稿进行全面校对。缮印和校对中不得随意修改原稿，缮印、校对人员必须在公文原稿上签署姓名和日期。

12. 公文装订、用印和发送按规定进行。

13. 公文发送后，公文的立卷、归档和销毁按档案馆制定的具体办法执行。

二、公文种类

根据学校实际，我校日常使用公文种类有：

1. 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2. 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

3. 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4. 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。学校制定的规章、行政措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称。不得使用法律规定只适用于特定国家机关的文件名称。“规定”、“办法”、“细则”等一般用“通知”印发。

5. 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

6. 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

7. 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。

8. 批复：适用于答复下级单位请示事项。

9. 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

10. 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文格式规范： 参照 GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准（以下简称“标准”）执行公文各要素主要划分为版头、主体、版记及其他等部分。

（一）版头：公文首页红色分割线以上的部分称为版头。版头主要包括：份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素。

1. 份号、密级、紧急程度等要素是选择要素。我校公文一般无须标识。如涉及保密内容的公文，应提交学校保密办核定密级。

2. 发文机关标识。我校现有发文机关标识共六种：

（1）“厦门大学文件”；（发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm，即至上页边72mm）

（2）“中共厦门大学委员会文件”；（发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm，即至上页边72mm）

（3）“厦门大学”；（信函式公文使用）

（4）“厦门大学纪要”；（用于校长办公会议、学校专题会议的纪要）

（5）“中共厦门大学委员会（ ）”；（党委部门使用）

（6）“厦门大学（ ）”；（行政部门使用）

3. 发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；学校名义发文字号，年份用全称，用六角号〔〕括入（注意不是用中括号[ ]）；部门名义发文字号，年份用全称，用小括号（）括入；序号不编虚位，不加“第”字。正确的使用方法，如：学校文件：厦大委综〔201×〕×号厦大综〔201×〕×号部门文件：(201×)厦大办×号

4. 签发人。是选择要素，仅在上报的公文须标识签发人姓名。

（二）主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分为主体，主要包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

1. 标题。包括发文机关、事由、公文种类三要素。标题一般用2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布(一般不超过50 个字，不超过三行)；4 个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可以简略；标题排列应当使用梯形或菱形。标题中除了法规、规章名称要加书名号之外，一般不用其他标点符号。

2. 主送机关。公文的主送机关用3 号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。主送机关应当使用全称、规范化的简称或者同类型机关统称。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。向上请示、报告公文，一般只能有一个主送机关，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄报、抄送形式。

3. 公文正文。公文首页必须显示正文。公文正文用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字， 回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4. 附件说明与附件。附件是正文的补充说明或有关参考资料。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，名称后不加标点符号。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件格式要求同正文。附件左上角第1行标识“附件”，有序号时应标识序号。

5. 成文时间。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称。月、日不编虚位。发文日期一般以会议通过或领导签发日期为准，几个单位联合发文的，以最后签发单位领导人的签发日期为准。

6. 发文机关署名与印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。为简化手续和提高效率，联合上行文的发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应当采取调整行距、字距的措施解决，务使印章和正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方式解决。

7. 附注。一般是对公文的发放范围、使用时须注意的事项进行说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”、“联系人”等，而不是对公文的内容进行解释或说明。对公文的内容进行解释或说明一般在公文正文中用句内括号或句外括号的方式解决。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（三）版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分为版记，包括抄送、印发机关和印发时间等要素。

1. 抄送机关。公文如有抄送机关，一般用4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

2. 印发机关和印发时间。印发机关是指公文的印制主管部门，一般为办公厅（室）或其他文秘部门。印发时间是指公文付印时间（校对后正式印刷时间）。

3. 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

（四）其他要素：页码。页码位于版心外。上述各要素的标识位置、字体、字号等请参阅“标准”。

四、附则

1．本规定自发布之日起施行。2001年1月10日发布并施行的《厦门大学校内公文处理规范化的若干规定》同时废止。

2．本规定解释权在红宝石9999hns。